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2019.01.28

出荷・検収照合システム「Victory-ONE【検収照合】」| 卸・メーカーの悩みのタネ「検収照合」をシステムで効率化


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卸やメーカーなど、多くの取引を取り扱う企業において、必要不可欠な業務があります。
それは、販売側と購入側の間で取引数量や金額などを突き合わせる「検収照合」業務です。
売上を正しく計上するためには、検収データを照合し、差異がある場合には原因究明をしなくてはなりません。
今回の記事は、検収照合業務を効率化し、経理業務の負担を軽減するためのシステム、Victory-ONE【検収照合】について解説します。

目次

  1. なぜ、検収照合作業は大変なのか
  2. 一般的な検収照合ツールでは、効率化できない理由
  3. 検収照合システムVictory-ONE【検収照合】が業務効率化を推進
  4. 「紙の支払通知への対応」や「部署内の情報共有」にもシステムを活用

なぜ、検収照合作業は大変なのか

販売者と購入者で取引内容(数量、単価など)を突き合わせる検収照合業務は、自社で管理する「売上明細」や「出荷明細」と、取引先から送付される「検収通知」(支払通知データ)を照合してなされるのが一般的です。検収照合は、特に卸やメーカーなどの場合、確認すべき取引数が膨大になるため、多くの手間がかかってしまいます。

検収照合を行った結果、金額や数量、単価などに"差異"が見つかった場合、そのまま放置しておくと、損失の発生や会計処理の誤りにつながる恐れがあるため、原因を究明しなくてはなりません。そのためには関係部署や取引先に確認する必要があり、やはり時間がかかってしまいます。

検収照合のエラーは、明細の内容にアンマッチがある場合にのみ起こるものではありません。「出荷しているはずなのに、検収側にデータがない」といった場合にも、やはり注意が必要です。この場合、自社の販売情報が誤っている可能性がありますが、取引先からの検収データが誤っている場合も考えられます。

逆に「出荷していないはずなのに、検収側からデータが来た」といったケースもあるでしょう。この場合、自社の販売管理システムへの入力が漏れているかもしれません。販売管理システムへの入力誤りは売上の計上漏れにつながることから、きちんと内容を確認して入力をする必要があります。

一般的な検収照合ツールでは、効率化できない理由


検収照合をExcelやAccessを利用して行う企業は少なくないでしょう。確かにこれらのツールを利用すれば、紙の明細を目視で照合するよりも効率化を図ることができますが、効果は限定的と考えられます。たとえばExcelを使う場合には、自社の出荷データと取引先から受ける検収データをマッチングするため、関数などの設定が必要になりますし、Accessはファイルを作成した本人でなければアレンジが難しく保守管理に課題があるからです。

いずれにしても、取引先によって検収データ(支払通知データ)に含まれる情報やレイアウトは異なるため、ExcelやAccessではマッチングは難しいと考えられます。本当は一致しているのに「不一致」と判断されるリスクも避けられず、「不一致となっているが本当なのか?」という確認作業が新たに必要となってしまうのです。

こうした問題に対処するため、独自の基幹システムにアドオンを施して検収照合を行っているケースも大企業を中心に見られます。しかし、取引先ごとに異なる検収明細データのレイアウトに対応するため、新規顧客が増える都度システム改修が必要となることから、コストがかさむという問題が起きがちです。

検収照合システムVictory-ONE【検収照合】が業務効率化を推進


検収照合を可能な限り効率化するためには、マッチングの精度が高いことはもちろん、取引先ごとに異なるデータのレイアウトにも対応できるシステムが求められます。そこで活用したいシステムが、Victory-ONE【検収照合】です。

Victory-ONE【検収照合】は、その名のとおり検収照合に特化したシステムであり、自社の販売管理システムから抽出する「売上明細データ」や「出荷明細データ」と、取引先からの「検収データ」を照合する機能を備えています。照合作業を行った結果であるアンマッチリストは、アンマッチの理由(数量違い・単価違い、など)ごとにリストを出力できるため、確認作業を効率化できます。

特長的なのは、Victory-ONE【検収照合】はインポートするデータのレイアウトを取引先ごとに自由設計できる点です。つまり、取引先によってデータのレイアウトが異なっていても、必要な情報を抜き出して検収照合できるのです。

また、Victory-ONE【検収照合】は、「部分照合機能」に加え、得意先ごとに3つまで照合キーを設定できる「マルチキー照合機能」も備えているため、たとえば「注文番号が不一致の場合、品番で照合する」といったアレンジを加えることもできます。こうした機能により、Excelなどを利用する場合と比較して非常に高精度な検収照合が可能です。

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「紙の支払通知への対応」や「部署内の情報共有」にもシステムを活用

Victory-ONE【検収照合】は、紙書類の支払通知にも対応します。OCR(光学式文字読み取り装置)で紙書類をスキャンし、テキストデータとしてシステムに取り込むことが可能。さらに、文字に網掛けや罫線などがかかり、OCRでの読み込みが難しい場合は、紙書類を見ながら画面上で簡単に入力でき、煩雑になりがちな紙による支払通知の検収照合業務の効率化が図れます。

では最後に、検収照合を終えた後に活用できるVictory-ONE【検収照合】の機能を紹介しましょう。差異が生じた場合に、原因究明のために関係部署に確認する必要があると説明しましたが、Victory-ONE【検収照合】にはアンマッチリストをWebで閲覧できる機能や、関係者にメールで確認を求める機能も実装しているため、スムーズな原因究明に役立てることができます。

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また、上記の図のとおり、Victory-ONE【検収照合】は、入金消込に特化したファミリー製品「Victory-ONE/G4」とも連携可能です。検収照合と同様、請求情報と入金情報を照合する入金消込も手間がかかる経理業務ですが、システムを利用すれば一気通貫でスムーズに処理できます。

このように、ExcelやAccessなど既存のツールでは実現できないレベルの効率化を、Victory-ONE【検収照合】は実現します。Victory-ONE【検収照合】を開発・提供している株式会社アール・アンド・エー・シーでは、各社に合わせてシステム導入のサポートも行っていますので、検収照合に課題を抱えているのであれば、ぜひご相談ください。