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menuclear

2018.07.20

入金管理の手間を、あらゆる支払方法に対応するシステムが解決

入金管理


商品やサービスを販売した場合、取引先から正しく入金がなされているかを確認する「入金管理」が欠かせません。
ところが、ひと口に入金管理といっても、銀行振込や手形振出、クレジット払いなど、業種業態や取引先によって多様な入金パターンがあるため、どうしても煩雑になりがちです。
今回は、こうした入金管理を効率化するために役立つ、"システム導入"のメリットを紹介します。

目次

  1. 入金管理は企業の資金繰りを健全に保つための必要不可欠
  2. 「通帳を見る」だけでは入金管理は終わらない
  3. 増え続ける入金パターンに対応するのは困難
  4. 入金管理を一元化する「V-ONEクラウド」が入金管理を徹底的に効率化

入金管理は企業の資金繰りを健全に保つための必要不可欠


企業経営において、資金繰りを健全に保つことは重要です。そのため、「請求した金額が取引先から入金されているか?」を確認する「入金確認」は、適切に行わなければなりません。
この時、問題となるのが「入金パターンの多様さ」です。

企業間取引において、取引先からの入金方法は銀行振込に限りません。手形や「でんさい」(電子記録債権)など、「特定の期日になると現金化できる」というタイプの決済方法もあるため一筋縄ではいきません。
しかし、こうした多様な入金パターンのすべてを適切に管理しないと、資金繰りの問題から、自社の支払が滞る事態になってしまいます。

たとえば、「A社から購入した商品の代金を6月末までに支払わなくてはならない」という状況であれば、その期日の前までに預金残高の確認を行い、キャッシュが足りているのかを把握する必要があります。
もし、ここで資金不足が見込まれるのであれば、受取手形を割り引いて資金を確保するなど、何らかの対策を取らなくてはならないでしょう。
また、新規事業に着手する時のように、臨時的に必要な資金を用意する場面でも、やはり入金管理は重要です。

入金確認



このように、企業経営において重要な判断を下すために必要な入金管理ですが、多くの企業においては経理担当が一手に担うケースが多いと考えられます。
責任の重い業務ですから、正しい判断を行うためにも、入金管理を効率化する必要があるのです。

「通帳を見る」だけでは入金管理は終わらない


それでは、一般的な「銀行振込」による入金の場合、具体的にどのような入金管理業務が発生するのでしょうか?

多くの企業では、取引に使用している通帳を記帳してチェックしたり、インターネットバンキングで確認するなどの方法で、入金を確認するのが一般的でしょう。そうすると、当然ながら、通帳記帳のためにATMに出向いたり、インターネットの画面を見たりして、請求書の情報と照らし確認する手間が生じます。

こうした手間を防ぐには、入出金情報を自動で取り込むアプリを使用すると有効かもしれません。しかし、たとえアプリから自動的に入金者や金額を把握できても、それだけで入金管理は終わりません。それぞれの入金がどの取引に対応したものかを見分けるには、やはり請求情報と照らし合わせて人が判断する必要があるからです。

たとえば、B社への請求金額が10万円だったにもかかわらず、入金額が9万円しかなかったのであれば、「金額を間違えて支払われたものか」「一部の取引に対応する入金なのか」といったことを、個別的に判断しなくてはなりません。

増え続ける入金パターンに対応するのは困難


入金管理に手間がかかる原因には、「入金パターンが多様」という点があると説明しましたが、なぜこのような状況になってしまうのでしょうか?それは、企業間取引の場合、支払側に主導権があり、多様な支払方法に対応しなくてはならないという構造的要因があるからです。

しかも、入金パターンのバリエーションは年々増え続けています。従来からある銀行振込、手形・小切手振出、口座振替などに加え、近年はでんさいやクレジット・コンビニ払い、電子手形など新たな決済方法が利用される場面が増えており、入金管理はますます難しくなっています。

パターンバラバラ


入金パターンが増えるということは、それだけ管理すべき情報が増えるということです。
たとえば手形の場合、決済期日や裏書人、交換所など、通常の銀行振込にはない管理項目が生じます。また、業態によっては一般的な、「分割払い」や「前払い」も、売上金額としては同じであるにもかかわらず、入金管理の手間ばかり増えることは明らかです。

企業が成長し、取引先が増えるほどに入金パターンも増えていきますから、たとえば、取引件数が2倍になったとして、入金管理の手間は2倍には収まりません。限りあるマンパワーでは、いずれ対応しきれなくなる可能性が高いと考えられます。

入金管理を一元化する「V-ONEクラウド」が入金管理を徹底的に効率化


そのまま放っておくと、ますます複雑化する入金管理をExcelだけでこなすのは難しいでしょう。
そこで検討したいのが、「システム導入による効率化」です。しかし、上記で説明したとおり、多様な入金パターンを一元管理する上では、汎用的なシステムだけでは対応しきれない可能性もあります。

そこで利用したいのが、入金管理に特化したシステム「V-ONEクラウド」です。
ここからは、V-ONEクラウドの入金管理に役立つ機能を紹介します。

まずは、資金繰りに必要な入金管理情報を"ひと目で"把握するための機能です。
V-ONEクラウドは、取引口座の入金情報や請求情報を取り込み、一元管理できるため、必要な場面に応じて情報を出力することができます。たとえば、取引先に対する請求残高を把握するには、「請求残高年齢表」で対応できます。
そのほか、期日のある債権データも反映した「債権総額管理表」や、今後の入金予定を確認するための「回収予定表」も便利です。

V-ONEクラウドは、柔軟なインポート機能によって、銀行振込のみならず、多様な決済データのインポートにも対応しています。複数の入金パターンがあっても、情報をインポートして一覧表示できるので、入金管理を飛躍的に効率化できるでしょう。

さらに、"入金管理のその先"をサポートする機能、「督促状発行機能」を備えています。入金管理の結果、期日までに入金が確認できない得意先に対して、スムーズに督促状を出力することができます。通常、督促状を作成するためには、あらためて取引先名や、請求金額などを確認して転記する必要がありますが、V-ONEクラウドを使えば、システムに入力された情報と連動しているため、追加の情報入力なく督促状を作成することが可能です。

このように、経理業務の中でも、負担の重たい入金管理をV-ONEクラウドによりシステム化することで、経理業務を効率化するとともに、企業の資金繰りを安定させることが期待できます。