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2018.03.22

入金消込はなぜ大変?システム化で、何がどう改善されるのか。|入金消込システム「V-ONEクラウド」

売掛金や未収入金といった債権と、実際の入金額を照合する「入金消込」は、経理業務の中でも煩雑かつ重要性が高いものです。今回は、入金消込業務における一般的な課題とともに、システム化による解決方法についてお伝えします。

目次

  1. 入金消込とは何か?
  2. 手作業で入金消込を行う問題点
  3. なぜ、システム化が進んでいないのか?
  4. 入金消込をシステム化するメリット
  5. 経理担当者の生の声を集約したシステムが、煩わしい入金消込の問題を解決

入金消込とは何か?

入金消込業務の基本は、売掛金や未収入金などの請求額と実際の入金額を照合することです。支払期限までに、請求書通りに入金されているかどうかを、銀行通帳などと突き合わせて確認する作業を行い、入金されていなければ、取引先に対して督促することになります。

その際、実際は入金があるにもかかわらず、見落としにより督促をしてしまうと、取引先との信用問題になりかねないので、入金消込は間違いの許されない業務だといえます。このため、たとえ入金が確認できない場合でも、すぐに督促に移るのではなく、再度チェックを行ったり、自社内の営業担当など、取引先と実際にやりとりをしているセクションに確認をしたりと、時間をかけて検証を行う必要があります。

手作業で入金消込を行う問題点

こうした入金消込を、電卓を片手に手作業ですべて行おうとすると、得意先社数が多く、入金件数も多い企業の場合、作業量は膨大です。エクセルなどを利用するにしても、通帳などで確認した入金情報をいちいち入力する手間が生じますし、最終的には人間の目で見てチェックするしかありません。

この入金消込業務を難しくする要素のひとつに、"誤差"の問題があります。請求書に記載された金額と、実際の入金額には誤差が生じる場合が少なくありません。誤差の原因は、振込手数料、消費税計算方法の違い、経費や買掛金との相殺、おまとめ入金など、理由はさまざまですが、そうした誤差の原因を把握しないと入金消込を完遂できないのです。同様に、請求先の会社名と振込依頼人名義が相違するという問題も起きがちです。

「この差額は振込手数料」、「この振込依頼人名は、○○社のこと」など、経験豊富な社員であれば、そうした誤差も頭で理解できるかもしれませんが、それは入金消込が"属人化"していることを表します。経験のない社員が入金消込の業務を代わることが難しく、特定の社員に負担が集中してしまいます。

そうすると、「入金消込を担当する社員が休めない」という問題が生じます。前述したように、入金消込は取引先との信用問題に大きく影響します。"間違えられない"という心理的負担が大きいにもかかわらず、負担を分担できないことも問題でしょう。

こうした状況は、会社にとってもリスクです。たとえば、「本当はジョブローテーションしたいけどできない」といった問題も生じますし、入金消込に熟練した社員が退職してしまうと、経理業務が突如滞ってしまうことにもなりかねません。

入金消込業務が滞ると、経営管理上の問題にも発展してしまいます。売掛金などの未回収は、決算の数値にダイレクトに影響しますし、入金漏れを見落とすと、商品の売買代金の請求権であれば民法上は2年で時効、請求できなくなります。また、企業によっては請求書に前月入金額を表示するところもあり、入金消込が終わらないと、いつまでも次の請求書が出せない状況に陥ってしまいます。

なぜ、システム化が進んでいないのか?

このように多くの問題があるにもかかわらず、2018年現在においても、従来のような手作業による入金消込業務を続けている企業は少なくありません。IT化の進む現代において、なぜ、いまだにシステム化が進んでいないのでしょうか?その理由は、入金消込という業務の性質を考えると理解できます。

企業間取引の場合、支払側の都合に合わせなくてはならない場面が少なくありません。取引先企業によって、前月分の支払が翌月末・翌々月末・翌々10日と違うケース、あるいは決済手段が「半分現金・半分手形」や「振込以外」と異なるケースなどが数多く見受けられます。
そのため、請求側(支払を受ける企業)は、入金消込を行うタイミングや注意すべきポイントが変わってしまうため、入金消込に使える汎用的なシステムが生まれにくい状況があったのです。
中には、販売管理や会計システムの入金消込機能を使う企業もあると思いますが、やはり取引先の運用ルールによってはフィットしないという問題は残ります。それは、海外製のERP(基幹系情報システム)も同様であり、日本の商慣習に合わせづらいという課題がありました。既存のシステムでは対応が困難という理由から、大企業を中心に、自社の運用にフィットするシステムをスクラッチで開発するケースもあります。しかし、独自開発のシステムは、開発費だけでなく、導入後のメンテナンスやシステム改修時に多額のコストが必要になることがネックです。

こうした理由により、やむを得ず手作業による入金消込を続けている企業が少なくからずあるというわけです。しかし、従前と同じ手法で入金消込を続けていると、上記のリスクをこれからも抱え続けることになります。

入金消込をシステム化するメリット

前段で解説したように、入金消込のシステム化は非常に難しいことがお分かりいただけたでしょう。では、多様で複雑な入金消込業務に対応する「入金消込特化型のシステム」であれば、どのようなメリットが得られるかを考えてみましょう。

まずは、入金消込を自動化できれば、業務の属人化を排除という直接的なメリットがあります。特定の社員でなくとも入金消込をできるようになれば、人材育成のためのジョブローテーションが可能になり、ここで余剰となった人員を、より生産性の高い業務に投入することができます。

そして、システム化は言うまでもなく、入金消込の正確さやスピードにつながります。入金消込のスピードが上がるということは、滞留債権を速やかに督促することができ、資金回収が早まるということ。つまり、未回収債権が減ることで、資金繰りが良化し、経営を安定化させることが期待できるのです。月次決算の早期化も期待できるでしょう。

また、業務フローによっては、入金消込した結果を会計や販売管理などの他システムに反映させる必要があり、その際、同じ情報を再度入力することも起きがちです。しかし、システムを連携させれば、重複入力は不要になり、1回の消込作業だけで複数のシステムに情報が反映され、他部署でも使えるさまざまな用途に転用することが可能です。

さらに副次的な効果として、滞留状況や入金結果がすぐに確認できるため、企業にとって欠かせない与信管理の正確性が向上するというメリットもあります。取引先ごとに、貸倒リスクを判断しやすくなるでしょう。

このような、業務の負荷や心理的プレッシャーを軽減できるシステムが存在すれば、"ぜひ導入したい"と考える人もいるでしょう。そこでおすすめしたいのが、入金消込に特化し、低コストを実現したシステム「V−ONEクラウド」です。

経理担当者の生の声を集約したシステムが、煩わしい入金消込の問題を解決

V−ONEクラウドは、入金消込・債権残高管理から滞留督促管理、営業現場へのWEBやメールによる回収情報配信まで幅広くカバーする特化型のソリューションサービスです。特徴として、AIの中核要素であるマシンラーニング(ML)の仕組みを活用した独自の照合システムを実装しており、使えば使うほど自動化率が向上し生産性が上がります。

また、柔軟なインターフェース仕様により、既存の基幹システム・会計システムとシームレスに連携が可能。これにより、既存環境を大きく変更することなくピンポイントで素早く導入できます。

さらに、督促を行う場合でも、督促状を帳票出力するだけでなく、取引先と関係する営業担当者へ連絡や、印刷業社への督促状の印刷発注や自動郵送なども、スムーズに行うことができます。クラウドのシステムであることから、低コストで導入・運用できるというメリットもあります。

V−ONEクラウドは2005年のリリース(パッケージ版)以来、導入企業はもとより、商談を通じて得た経理担当者の「入金消込に関する課題や要望」など、経理担当者の生の声を反映し、機能面のアップデートを頻繁に繰り返しています。いわば、経理担当者の"ノウハウの詰まった"システムとして、多くの企業の信頼を受け、2018年10月現在、300社以上の導入実績を誇っています。

少しでも入金消込・債権管理業務の効率化に興味がある方は、是非お問い合わせください。