Loading...

screen_rotation
Display in portrait

menuclear

2018.03.20

なぜ債権管理が必要なのか?〜債権管理を効率化する最適な方法とは〜

経理業務の中でも、顧客との取引内容や入金情報などを管理する「債権管理」には、多くの手間や作業時間を必要とします。今回は、債権管理の手順をひもとくとともに、効率化するための方法をご紹介します。

目次

  1. 「債権管理」の目的・業務内容
  2. 手作業による債権管理が抱える課題
  3. Excelを用いた債権管理の課題
  4. 債権管理サービスのメリット・デメリット
  5. "債権管理に特化"したシステムが煩わしい債権管理業務を一挙に効率化

「債権管理」の目的・業務内容

日本の企業間取引では、商品やサービスを提供した時点で代金を受領することはほとんどありません。多くの場合、請求書を渡し、「売掛金」や「未収入金」という債権として会計処理をした上で入金を待つという手順を踏むのが一般的です。

ここで必要になる業務が、「債権管理」です。債権管理の目的は、売上に見合った代金が適切に支払われているかを管理することであり、入金を確認できなければ取引先に督促を行わなくてはなりません。この自社の請求情報と顧客からの入金情報を照合する作業を「入金消込」といいます。

もし、請求した代金が支払われなければ、商品やサービスをいくら提供しても収入を得られないため、コストばかりがかさみ、収益が減少するという事態に陥ってしまいます。適切な債権管理は、会社の業務には欠かせない重要な業務なのです。

手作業による債権管理が抱える課題

上記のように、企業にとって非常に重要な債権管理ですが、間違いが許されないため、経理担当者にとってはプレッシャーが大きく、確認のための作業量も膨大です。

たとえば、取引先に対して誤った督促行為をしてしまえば、信用問題に発展しかねないため、連絡をする前に入金処理に間違いがないかしっかりチェックをする必要があります。そして、「請求書が正しく送付されているのか」「自社の営業担当と取引先の間でどのようなやりとりがされているのか」など、自社の関係するセクションに対する確認作業も欠かせません。

また、きちんと取引先が代金を振り込んでいたとしても、入金消込が難しい場合もあります。よくあるケースとして、取引の多い会社から、複数の請求書に対して1回にまとめて支払われることがあります。この場合、どの請求書に対する入金なのかを検証しなくてはなりません。さらに、振込手数料や消費税などが原因となり、請求額と入金額に誤差が生じることも多く、やはり注意が必要です。

こういった債権管理を、紙と電卓を片手に手作業ですべて行うと正確性の点で不安が残り、何度も繰り返し確認作業を行うことになります。債権管理に多くの時間をかけると、会計の締めが遅れ、リアルタイムに会社の経営状態を把握できなくなってしまいます。加えて、会計監査や税務申告など、法的な期限のある業務に影響が出るなど、さらなる大きな問題にも発展しかねません。

Excelを用いた債権管理の課題

債権管理のために、独自にExcelなどの表計算ソフトを用いている会社もあるでしょう。導入しやすく、紙と電卓を使った手作業による債権管理と比較すると、正確性や効率性のアップが期待されます。

しかし、Excelによる債権管理にも、気をつけなくてはならない問題が存在します。まずは、「人的リソース」の問題です。多くの場合、債権管理に用いるExcelデータは、Excelに詳しい経理担当者が独自に作成しているものです。ですから、この担当者が異動や退職をし、十分な引き継ぎがないまま後任者が業務を受け持つと、その後の業務が滞ってしまうリスクが生じます。

また、一般に債権管理のためのExcelデータは、1ヶ月ごとにシートを作成されているものが多く、1年分など、長期間の推移を確認する上では一覧性に欠けるデメリットもあります。さらに、入金情報を個別に入力していくため、入力の手間や打ち間違いのリスクがあります。前月分のExcelシートに記載された情報をコピーして使用する場合、その1つの入力ミスが、その後の月にも影響を及ぼす恐れもあるでしょう。

Excelを用いる手法において、何よりも恐ろしいのがデータの紛失や破損トラブルです。バックアップも人任せになるため不十分なことが多く、データを修復できなければ、再び最初から債権管理のためのファイルを作成することになります。

債権買取サービスのメリット・デメリット

これらの債権管理にまつわるさまざまなリスクに対応するサービスとして、取引先に債権が発生した時点で債権そのものを現金化してもらう「債権買取サービス」があります。

債権買取サービスを利用することで、いち早く現金を確保し、資金繰りを安定させる効果が期待できますが、一方でデメリットもあります。まず、当然ながらサービスを利用する上で手数料が発生します。債権の金額や、取引先の信用度に応じて手数料の金額は変動しますが、本来受け取れるはずだった売上代金が少なくなってしまうことは確かです。

また、債権買取サービスの契約内容によっては、サービスを利用した旨が、取引先に通知されることもあります。取引先によっては、「信頼されていないのか」という疑念を起こしかねず、利用にあたっては慎重に考えたいところです。

"債権管理に特化"したシステムが煩わしい債権管理業務を一挙に効率化

これまで説明した債権管理の手法が抱える問題点は、「システム化」により業務を自動化することで解決することができます。たとえば入金消込については、請求データや入金データを取り込んだシステムが未回収の取引先をすぐにピックアップしてくれるため、適時性のある督促を行うことができるようになります。督促を行う社員にとっても、高精度の入金消込の情報があることで、確認ミスの不安を軽減させることができるでしょう。

ただ、どのようなシステムを導入するのかについては、やはり慎重に検討する必要があります。システムによっては、消込の精度が低いものや、現在の債権状況を素早く確認できないものもあり、期待していたほどの導入効果が得られない恐れがあります。

そんな債権管理システムの中でおすすめしたいのが、債権管理に特化した「V-ONEクラウド」です。V-ONEクラウドはさまざまな業務を自動化する機能を多数備えており、入金消込から債権管理・督促業務まで入金周りの課題を一気通貫で解決、大幅な効率化を実現します。特に、独自の照合ロジックによる学習機能を備えた消込機能は、他のシステムにはない高精度の入金消込を可能とします。

V-ONEクラウドは、その名のとおりクラウドのシステムなので、簡単かつ低コストで導入できる点も特徴です。2018年1月現在、業種や企業規模、消込件数を問わず、300社以上が導入し、債権管理業務の効率化に成功しています。