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ランサーズ株式会社 様

導入製品V-ONEクラウド

作業時間が50時間から5~6時間に削減!直感的なシステムの導入で消込業務の標準化に成功

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(上段左より時計回りに ランサーズ株式会社 コーポレート部 財務ビジネスオペレーション 後藤さん 当社 鈴木・吉田・川邉)
※本インタビューは2021年2月に行われており、新型コロナウイルス感染拡大防止のためウェブ会議形式で実施いたしました。

ランサーズ株式会社様は、仕事を依頼したい企業とフリーランスとのマッチングプラットフォーム「Lancers」をはじめとした、企業の社外人材活用に関わるサービスを提供しています。インターネットを通じて、時間や場所、雇用に依存しないような新しい働き方を生み出しています。

本日は、V‐ONEクラウドをご導入いただいた経緯や導入後の効果について、ランサーズ株式会社 コーポレート部 財務ビジネスオペレーション 後藤様よりお話を伺いました。

Excelを用いた消込作業で業務が属人化
工数が増大し残業につながることも

──V-ONEクラウドを導入する以前は、入金消込作業をどのように行っていましたか?

後藤さん: 突合作業はExcelを使用していました。

入金消込を行うにあたり、販売管理システム・請求管理システム・会計システム・Excelと4つのデータを扱うことになります。
流れとしては、まず販売管理から請求データをCSVファイルで請求管理システムに連携し、請求書を発行します。
そこからExcelの債権管理表を別途作成し、銀行からダウンロードした入金データと見比べ、1件ずつ手作業で入金額を入力していきます。
その後、仕訳を会計システムに手入力していました。

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──月間の入金件数と、消込にかかっていた時間をお伺いできますか?

後藤さん: 月間では大体200件くらいの入金がありました。
財務部門と経理部門で役割分担をしており、債権管理表の作成から消込・仕訳伝票起票までで、財務経理を合わせると当時は40~50時間くらいは作業時間が発生していたかと思います。

――かなりの工数が割かれていたようですが、決算業務などの他業務にも影響が出てしまう、ということはありましたか?

後藤さん: 月次決算は絶対遅らせることが出来ませんから、どんなに夜遅くなってしまってもやらなければいけない、という形で業務にあたっていました。ですので、正直残業は発生してしまっていました。

特に月初の第一営業日は作業が集中しますので、100件ほどの入金情報を目で見ながら債権ごとに分解して確認していく、という作業をしながら、もちろん入金以外の業務もする必要がありました。

――入金消込を効率化しよう、と思われたきっかけがあればお伺いできますか?

後藤さん: やはりExcelを用いた手作業での入金消込では、作業が属人化してしまい、慣れた担当者でなければ難しく工数も多大にかかるという状況で、システムを入れることは元々考えていました。

以前から銀行さんや他の会社のつながりで入金消込システムをご紹介いただく機会はあったのですが、コストが高かったり使い勝手が良くなかったりと、これまで導入には至らなかったんですね。
そんな中で、ある会社さんからV-ONEクラウドをご紹介いただく機会がありまして、検討を開始することになりました。

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(後藤さん)


業務の標準化を行うため
銀行・システムとの連携や直感的な操作性を重視

――以前からシステムを検討されていたとのことですが、システムを選ばれる際に重視したポイントがあれば教えてください。

後藤さん: 属人化した業務を標準化・効率化することが目的でしたので、誰でも扱えるように直感的にわかりやすいシステムであることを重視しました。
V-ONEクラウドは、自動消込を行う際に見た目で請求と入金が当たっている項目がわかりやすいので、この点は良かったかなと思っています。複数の事業分の請求に対して一括で入金をされてくるお客様もいらっしゃるのですが、その際にどの事業の請求分であるか一発で分かりますので、手作業で入金と請求を当てていたころに比べれば、かなり楽になりました。

また、銀行や会計システムとの連携についても、自動化出来ることを重視しました。
ネットバンキングのデータを手動でインポートするのでは、場合によってはデータが重複してしまうことがあり、残高が合わないということが起こり得ます。また、毎日複数のネットバンキングにログインしてデータを取得して...という作業も結構大変ですので、ここを自動で取得できるというところもV-ONEクラウドを選んだ理由になります。

仕訳についても、弊社で利用しているクラウド会計システムと、CSV連携で問題なく繋げることが出来ました。

――V-ONEクラウドの導入中、気を付けたことや苦労されたことはありましたか?

後藤さん: 初期のセットアップの際に、マスタの設定についてはかなり気を付けながら作業を行っていきました。会計システムとの連携を考えると、科目や部門、営業担当者などを細かく設定する必要があり、そこはカスタマーサポートにご協力いただきながら作業を進めました。

また、弊社が展開する複数の事業に合わせて入金用の口座も複数存在するのですが、その際に別口座に振り込まれてくるなどイレギュラーなパターンがあり、そうした運用の構築にも気を使いました。

――V-ONEクラウドのサポート体制についてはいかがでしたか?

後藤さん: カスタマーサポートの方に結構細かな質問をすることもあったのですが、そのたびにしっかりとご説明を頂いており、スムーズに導入を進めることが出来ました。
急なミーティングもご対応いただいたりしましたので、その点は大変感謝しています。

作業時間は50時間から5~6時間に削減!
在宅勤務が行いやすくなる波及効果も

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――V-ONEクラウド導入後のお話について伺わせて下さい。
自動で照合できている割合や、作業時間は現在どのようになりましたか?

後藤さん: おおよそ8~9割が自動照合できており、かなり楽になっています。

作業について、経理側ではV-ONEクラウドが自動で消込したものを精読するだけになりましたので、作業がほぼ無くなったような状態です。財務側では債権データの取込や残高の確認などがありますので、全部合わせると5~6時間ほどになりました。入金消込作業だけで言えば、1~2時間で終わっています。残業してしまうほど時間をかけていたころと比べれば、劇的に効果が出ているなと感じています。

実は導入後に子会社についての入金消込も行うようになったのですが、そこは元々請求管理システムを用いて一件ずつ手作業で消込を行っていましたので、V-ONEクラウドを用いるようになってかなり改善しました。
子会社の消込の時間も合わせても、全部で7~8時間程度で終わらせられているかと思います。

また、この子会社の消込については別の担当者に任せられていますので、業務の標準化も出来ていますね。

――ありがとうございます。
V-ONEクラウドで「これは使える!」というような機能があれば、教えてください。

後藤さん: 会計システムと連携する際に、帳票機能を活用しています。
前受金管理表や残高年齢表をV-ONEクラウドからエクスポートして、これを会計システム上の売掛金情報と照合している形です。帳票機能は自動で売掛金を複数に分けられますので、とても重宝しています。

また、V-ONEクラウドは検索性も良いですね。
新規に入金されてくる方が毎月1割2割ぐらいは発生するのですが、そこも請求データで検索するとすぐに出てきますので、とても使いやすいですね。Excelで管理していたころは、一件ずつどこの入金かを販売管理システムなども見ながら調べていく必要がありましたので、今思えば大変でしたね。

あとは、前受金の管理ですね。
ここも元々はExcelで管理していた部分ですが、前受金管理表が帳票機能で出せるようになりましたので、そこも楽になりました。

――前受金でお困りの方は、御社に限らず結構多いようです。
お役立ちできているようで何よりです!

後藤さん: 大変助かっています。前受金や取り崩しの仕訳も今ではすべてV-ONEクラウドから出しているのですが、備考欄に「前受」など記入しておけば検索機能を活用できますので、それで取り崩しについても簡単に行えています。

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――ありがとうございます。
その他、副次的な効果などはありましたでしょうか?

後藤さん: Excelで管理していたころは、数式がちゃんと合っているか、範囲をはみ出していないか...などと、毎回確認する必要があり結構な負担でしたので、こういったストレスは解消されましたね。目の疲れなんかも軽減できた気がします。

また、弊社では在宅勤務を以前から行っているのですが、V-ONEクラウド導入後はさらにリモートでの業務が行いやすくなりましたね。
出社しないとアクセスできないファイルがあったり、ネットバンキングに接続する際にワンタイムパスワードやIPアドレス制限がかかっていたりして、家からだと作業し辛いところがあったのですが、必要なデータを前もって入れておいたり入金データ自動連携機能を活用したりすることで、わざわざ出社して銀行にアクセスする、といった手間もなく作業できるようになりました。

数々のお言葉、ありがとうございました!
引き続きV-ONEクラウドをよろしくお願いします!

ClientProfile

  • 会社名

    ランサーズ株式会社

  • 住所

    東京都渋谷区渋谷3丁目10-13 TOKYU REIT渋谷Rビル 9F

  • 設立

    2008年4月

  • 資本金

    1,431百万円(資本準備金を含む)

  • 事業概要

    フリーランス・タレント・プラットフォーム事業

  • URL

    https://www.lancers.co.jp/

※特記のない限り上記情報は2021年2月末時点のものとなります。

入金消込・債権管理の自動化のケーススタディ

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