消込業務の在宅勤務対応でExcelからの脱却を実現！新電力会社のV-ONEクラウド導入事例

（左上から反時計回りに　株式会社シナジアパワー 企画総務部 部長 高部さん、課長 熊井さん、当社 鈴木）
※本インタビューは2021年1月に行われており、新型コロナウイルス感染拡大防止のためウェブ会議形式で実施いたしました。

株式会社シナジアパワー様は、東北電力と東京ガスの共同出資によって誕生した電力会社です。高圧・特別高圧の電力販売に特化しており、出資会社のエネルギーに関するノウハウや販売網を活かし、顧客のニーズに的確に応えながら電力を提供しています。

本日は、V-ONEクラウドをご導入いただいた経緯や導入後の効果について、株式会社シナジアパワー 企画総務部 部長 高部様ならびに課長 熊井様よりお話を伺いました。

Excelのマクロを使った消込業務
顧客の増加とイレギュラーな合算入金等への対応が難しくなってきていた

──V-ONEクラウドを導入する前の消込業務は、どのように行われていましたか？

熊井さん： 社内で作ったExcelのマクロを使って、私が一人で消込を行っていました。
あまり多くのデータを入れるとExcelのマクロが回らなくなりますので、毎月1日に検針を行う「一日検針」の請求分と、2～31日のどこかで検針を行う「分散検針」の請求分の二つにExcelブックを分けて消込作業を行なっていました。

消込作業が終わった後は、延滞が生じていないか、生じている場合は何日延滞しているのかを日々確認し、営業に共有していました。ただ月ごとに2つのExcelブックにデータを分けている都合上、確認作業にもかなり時間を要してしまうという問題がありました。

（企画総務部 課長 熊井さん）

──月々の入金件数と、消込にかかっていた時間を教えてください。

熊井さん： 私が着任した当初は月に数百件ほどの入金件数でしたが、事業の拡大に伴って短期間で大幅に増えてきていました。
請求と入金の突き合わせ作業は毎日行っておりますが、平常日は約1時間、入金が集中する月末は半日を要し、延滞確認などの周辺業務をあわせると月に約50時間は費やしておりました。

――Excelでの消込に課題感を持たれている企業は多いかと思います。
貴社においてはどのような課題がありましたか？

熊井さん： 先ほどお伝えした通り、事業の拡大に伴って入金件数が増えてきておりましたので、データ量の問題からExcelでの業務に限界が来ていました。
また、一日検針と分散検針でブックを分けていたことで、これらの合算入金や、月をまたいでの合算入金など、イレギュラーなケースにExcelでは対応できず、手作業で確認していく必要があり、時間と手間を要していました。

こうして消込作業や確認作業が長引くことで、月次や四半期の決算スケジュールにも影響してしまっており、経営層にスピーディな決算報告を行えないことが課題となっていました。

――そのような状況のなか、実際に入金業務の効率化をしようと踏み切ったきっかけは何でしょうか？

熊井さん： 私自身、経理以外にも総務の業務がありますので、入金消込だけにつきっきりになるわけにいきません。また弊社は出向者が主体の企業ですので、私もいずれ元の会社に復帰する可能性もあります。
ですから、限界を迎えつつあるExcelでの属人的な消込作業をするのではなく、ある程度業務を標準化してノウハウを残していくことに舵をとるタイミングだったんです。

・まとめ

• データ量が多いと、Excel処理の限界が来る
• 複数のExcelシート/ブックを跨いだ処理は煩雑になる
• 結果として決算スケジュールに影響がでてしまい、スピーディな経営判断に支障をきたす
• 異動や退職などに備えて、属人化している業務は標準化すべき

コロナ禍の中で始まった導入作業
サポートをフル活用し乗り切った

―― V-ONEクラウドをお知りになったきっかけは何でしたか？ ？

高部さん： 利用している会計システムベンダーからご紹介いただいたのがきっかけです。その他にはIT系のイベントで情報収集したり、他のシステム会社からもV-ONEクラウドの評判を聞きましたので、「V-ONEクラウドなら解決できるかもしれない」と考え、お問い合わせした次第です。

――システムを検討するにあたって重視されたことや、選定の決め手になったのはどのような点でしたか？

高部さん： それぞれ別に管理している入金データや請求データを、一つのシステムに集約して管理できれば、上手くいくだろうと考えていました。
先ほど熊井から申し上げた通り、事業が順調に伸びてきて顧客数が増えるにつれ、延滞・入金誤りやお支払方法の多様化など、イレギュラーなケースも多くなってきていました。Excelで消込をしていると、これらの個別に存在するイレギュラーに対応し続けなければならず、それが違算の原因ともなっていました。
V-ONEクラウドであれば、増えたデータ量に対しても一元管理ができそうでしたし、会計システムとの仕訳連携や、マスタ管理、入金データの取り込み等も容易に見受けられましたので、それらが決め手になったと思います。

――V-ONEクラウドの導入中、苦労されたことはありましたか？

熊井さん： 新しいシステムでしたので仕方ありませんが、操作に慣れるまでは苦労しました。
ただ、サポートの方にデータのインポートや消込の方法など、一連の流れを丁寧かつ分かりやすく教えていただけたのと、V-ONEクラウド自体の作りがシンプルであったこともあり、現在ではストレスなく運用できております。

高部さん： 導入のスケジュールは余裕をもって三ヵ月くらいと考えていたのですが、コロナ禍による在宅勤務の開始や決算業務、顧客の増加などが被ってしまい、契約したもののなかなかV-ONEクラウドの導入に手を付けられない状況が続いていました。

そこで、時間が取れそうな月に一気に運用まで持っていこうということになりまして、元々三ヵ月想定のスケジュールを一ヵ月まで短縮する計画を立てました。操作方法に慣れるところから社内マニュアル作成、運用テストまでを一ヵ月で行うことになり、熊井にはかなりの業務負荷が掛かってしまったと思います。

サポートの方には本当に基礎的なところから色々と質問をさせていただいたり、設定のお手伝いをいただいたりしたのですが、レスポンスが非常に早く正確な回答をいただけましたので、短期間での導入成功はサポートの方に感謝するところが大きいと思います。

熊井さん： あまりにサポートの方の対応が完璧なので、実はAIなのではないか...と社内では噂になっています（笑）

入金消込の精度が向上し業務時間は二分の一に
タイムマネジメントが容易となり「業務の高品質化」に貢献

――ここからは、V-ONEクラウド導入後のお話について伺わせて下さい。
入金消込にかかる時間や工数は、どのくらい削減できましたか？

熊井さん： 以前は消込作業も含め入金業務全体で月に合計50時間ほど掛かっていましたが、現在では23時間と半減しました。

また、銀行の預金残高が会計システムと合っているか、という確認作業を毎月行っていますが、V-ONEクラウドで入金を一元管理し、そこから仕訳を流すようになってからは、計上ミスや重複が無くなりました。
以前は預金額のズレが生じていることがままあり、原因を特定する作業に一日かかるようなこともありましたが、最近ではこのズレがない状態が続いており、大変助かっています。
さらに、消込作業を私以外のスタッフでも行えるようになりましたので、当初の目的の一つであった属人化の解消は達成できていますね。私自身、ほかの業務にもリソースを割けるようになったことは大きいですね。

高部さん： 「消込は実際にふたを開けてみないと何時間かかるか分からない」となると、タイムマネジメントが難しくなってしまいます。
その点、V-ONEクラウドは高精度に消込を行えますので、後からズレることがほぼ無く、100％精緻とはいかないまでも業務にかかる時間を予測することができます。そうなれば消込業務によってほかの業務時間が左右されることがなくなり、タイムマネジメントが非常に楽になります。

消込業務が効率化されただけでなく、業務全体の高品質化にも繋がっていると、私は思いますね。

──業務全体にも好影響を及ぼしているのですね！ 他にも、副次的な効果などはありましたか？

高部さん： 消込業務が早く終えられるようになったことで、以前より課題だった月次決算の早期化を実現できるようになりました。毎月第一週は決算業務のみで終わってしまうことが多かったのですが、V-ONEクラウドを入れてからはその他の業務にも手が回るようになっています。

あとは、これまで金額のズレが多かったこともあり、私が文句を言ってばかりで月初は職場の雰囲気も悪くなっていたのですが、今では金額のズレが殆どなくなりましたので、こうした機会も減り、上司と部下の人間関係が良くなりましたね。

熊井さん： 精神衛生上も良いですね（笑）。

（企画総務部 部長 高部さん）

熊井さん： クラウドのため、在宅勤務でも作業出来る点は良いなと思います。弊社でも在宅勤務が始まっていますが、導入の際のテスト運用も在宅で進められましたし、現在も消込作業は在宅で行うことも出来ています。
このコロナ禍という状況に、V-ONEクラウドは特にマッチするかと思います。

高部さん： この取り組みを取締役会で報告する機会がありまして、そちらで大変高い評価を得ることも出来ました。
大企業とは違った、フットワークの軽いスピーディな業務改善、且つそれをクラウドシステムで実現できた、という点が評価につながったのかなと思います。

――ありがとうございます。
最後に、V-ONEクラウドの「ここがオススメ」というポイントがあれば、教えてください。

熊井さん： 全体的に作りがシンプルで操作しやすく、それでいて効率化度合いも高いシステムだと思います。
消込を行う画面では、入金額と請求額が一致すれば色が変わるなど、直感的に操作できます。また、金額が一致しなかった場合に、入金額に合致する請求レコードを自動的に見つけてくれるシミュレーション機能も重宝しています。

これまで時間を取られていたイレギュラーな合算入金は、V-ONEクラウドのグルーピング機能を用いて自動消込が出来るようになりました。カナの学習機能やその他細かい経理目線の機能も沢山ありますので、使うほど精度も上がり、知れば知るほど便利になっていくところも魅力です。

また機能面だけでなく、導入から実際の運用まで、その企業に合わせた提案を行ってくれるところもV-ONEクラウドの強みだと思います。実際、弊社の業務を理解した固定のサポート担当の方がついてくれましたので、そこまで不安に思うことはありませんでした。

高部さん： 入金業務は会社の根幹をなす業務ですので非常に重要であり、間違うと経理業務全体が影響を受けます。効率化のために業務フローやシステムを変えるとなると抵抗がある企業も多いかと思います。
ただ、営業の方やサポートの方が提案してくれた業務フローは、しっかりと実務に即しており納得のいくものでした。V-ONEクラウドの導入を検討されている企業は、あまり不安に思わず相談してみると良いと思います。

数々のお褒めの言葉、大変励みになりました！
今回はインタビューにご協力いただき、ありがとうございました！