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LINE Fukuoka株式会社 様

自社開発ではなくクラウドサービスを採用! 期待に応える導入効果!

自社開発ではなくクラウドサービスを採用するという選択 高いセキュリティ要件と期待に応える導入効果を実現

コミュニケーションアプリ「LINE」で知られるLINE株式会社の100%子会社として、LINEおよび関連サービスの開発から運営まであらゆる業務を展開するLINE Fukuoka。 従来、同社ではExcelを使って照合処理を実施し、入金消込を行うケースもありましたが、Excelによる対応では自動処理ができず、手作業処理が残っていました。また、Excelによる属人的な対応はミスを起こすリスクもあり、作業負荷の軽減と業務の正確性を向上するためのシステム化は急務の課題でした。 同社では当初、社内の優れた開発スタッフを活用した自社開発による構築を想定しましたが、ノウハウの塊である消込業務の開発は費用や時間などの面からみても得策ではなく、既製品を活用することがベストな選択と判断。複数社の製品を比較・ 検討し、アール・アンド・エー・シー(以下R&AC)の入金消込業務効率化クラウドサービス「V-ONEクラウド」の導入を選択しました。

LINE Fukuokaについて

LINE株式会社の100%子会社として2013年11月に設立されたLINE Fukuokaは、設計・実装を行う「開発」、LINEスタンプや各デザインなどを手がける「クリエイティブ」、LINEおよび関連サービスにおける品質管理やカスタマーサポートなどの「運営」、改善戦略を行う「企画営業」、以上4つの業務を主として展開しています。また、"ユーザーとの接点"や"距離の近さ"など、福岡にある企業ならではの利点を活かし、LINEグループの第2の拠点として、ユーザビリティの向上や地域との交流など、さまざまな取り組みを行っています。

導入の背景

増えていく月間の入金データ件数、その半分以上を手作業で処理

LINE Fukuokaではグループ会社の経理業務にも対応しており、今回V-ONEクラウドで処理している内容もグループ会社の入金消込業務です。こちらの業務では小口の入金が多く、また月間の処理件数は日を追うごとに徐々に増えていました。 導入前はExcelを駆使して照合作業を行っていましたが、簡易的な照合処理となってしまうため一致しないデータも多く、正確性にはどうしても限界がありました。また、複数の案件でまとめて入金された場合、Excelではどういう合算か判別することが難しいため、担当者が一つ一つ金額の組み合わせを試して確認し、消込を行っていました。

当時について経理チーム長の岡田景行氏は「Excelで照合できない分は手作業で処理していたのですが、その件数はサービス拡大に比例し増加していきました。それゆえ処理が集中する月末月初の3日間は担当者がこの作業に付きっ切りとならざるを得ませんでした。また、こうした処理には独特のノウハウが必要なため、作業が属人化していました」と振り返ります。

「V-ONEクラウド」導入の経緯

入金消込業務の複雑さを知っているからこそ自社開発より既製品の採用を決断できた

ますます事業が拡大する中、今のままの処理方法を続けていてはいずれ破綻するおそれが出てきます。とはいえ、消込作業だけのために担当者を増員するのは現実的とはいえません。そこでLINE Fukuokaでは、作業の効率化を目指して消込処理のシステム化を検討することになりました。

当初、同社では自社開発も選択肢として考えていたといいます。 -「当社には社内に優れた技術者が揃っており、会計システムをはじめとして多くの業務システムを自社開発し、運用しています。ただし今回の入金消込という作業は、システム的には一見単純そうな処理に見えますが、実は細かいノウハウを必要とする複雑なシステムのため、開発にかかる費用と時間を考慮すると、自社で実装するよりも他社製品を利用する方がよいという判断になったのです」(岡田氏)

選定のポイント

消込に特化したサービスならではのきめ細やかな調整機能や高いセキュリティを評価

LINE Fukuokaでは、「V-ONEクラウド」を含めた3社の製品について比較・検討を行いました。そのうち1社の製品は、請求管理システムのオプション機能にあたるものでしたが、使用方法が複雑だったことなどもあり、早々に候補から外れました。別のもう1社の製品は機能の柔軟性や業務適合性で不安な部分があったことと、セキュリティ面も同社の基準には届かないものでした。

これに対し、「V-ONEクラウド」は、セキュリティ面も十分クリアしていたといいます。 -「LINEグループでは多数の個人・企業のお客様から情報をお預かりしていることもあって、セキュリティ面には厳しい基準を設けています。『V-ONEクラウド』の検討にあたっても、社内のセキュリティチームが2カ月をかけて徹底したチェックを行いましたが、そこで指摘のあった点については、R&ACが迅速・丁寧に対応してくれました。そこでこれなら大丈夫と思い、採用を決めたのです」(岡田氏)

導入効果

システム化によりマッチング率が大きく向上、月末でもスムーズな業務進行が可能に

このような背景のもとLINE Fukuokaは「V-ONEクラウド」を導入、2017年11月より利用を開始しました。マッチング率などの具体的な数値は出していないものの、以前より明らかに自動照合率が向上しているといいます。 -「最も大きな効果は業務の効率化です。今では処理の集中する月末の3日間でも今までより余裕をもって業務を進めることができるようになりました。期日までに確実に処理を完了できるという安心感が得られたのは大きいですね」(岡田氏)

また同社では、細かな調整や設定変更によるチューニングができる「V-ONEクラウド」の使い勝手の良さも評価しています。 -「たとえば古いデータから順に消込できるよう調整したのですが、これはミスの防止に役立っています。以前のExcelによる処理では請求データのシートを月単位で作成していたため、古いデータが残っていないかシートごとに確認しなければなりませんでしたが、今は1つの画面で一括して確認できるようになりました」(岡田氏)

今後の展望

より使いやすいシステムを目指し業務の適合化に着手

現在、LINE Fukuokaでは「V-ONEクラウド」をより使いこなそうと、設定変更によるチューニングを進めています。例えば振込手数料の扱いについて、108円や216円などのピンポイントの手数料額については自動処理できるよう設定していますが、1円2円の誤差が出た際の機能も「V-ONEクラウド」には搭載されているので、顧客ごとに細かく設定していき、フレキシブルに対応できるよう調整中です。 今後についてですが、岡田氏は「会計システムとのシステマチックな連動を図っていくことに加え、V-ONEクラウドの適応範囲を拡大し、LINEグループ内の他法人への展開も進めていきたいと考えています」と抱負を語ってくれました。

入金消込・債権管理の自動化のケーススタディ

Victory-ONEは入金消込/債権管理にまつわるあらゆる課題に対応可能。これまでどのような課題を解決してきたのか、ケーススタディとしてご紹介します。

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