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NTTコミュニケーションズ 株式会社 様

導入製品Victory-ONE

入金消込作業を84%自動化、ジョブローテーションを実現

日本を代表するICTサービス企業として国内外にビジネスを展開しているエヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社様(以下、NTTコミュニケーションズ)。 このたび同社では、出納担当者に大きな負担を強いている入金の消し込み業務について、その改善を決断。口座直接入金システムのプロジェクトチーム「ヒーローズ」を発足させ、ベースとしてR&ACの「Victory-ONE G3」を導入しました。 先行してスタートした円貨の消し込み処理では、84%の自動化を実現。後続の外貨の消し込み処理、ネッティングについても効果を上げつつあります。 今回はこのプロジェクトの経緯について、関係者の方々にお話を伺いました。

導入効果

  • 煩雑な入金消し込み業務を一括処理
  • 全体の6割をオートマッチング 作業量は1/3以下に

導入の背景

理解してもらえない入金処理の苦労 挫折から新たなプロジェクトがスタート

現在、NTTコミュニケーションズでは数多くの顧客を抱えています。それゆえ、以前は月ごとに膨大な量の入金の消し込み作業が発生し、財務部 資金管理部門の出納担当者にとって大きな負担となっていました。 これについて財務部長の中村徹太郎氏は当時を以下のように振り返ります。 -「当社には国内からの入金だけでなく、国外から外貨による入金もありますし、国内外グループ26社とのネッティング(債権と債務の相殺)の作業も併せて行わなければなりません。 これらの作業にはノウハウと経験が必要なため、専任の担当者を置いて処理してきましたが、こうなると業務の属人化が避けられず、異動が困難になるのはもちろん、休暇の取得すらままならない状況でした。」(中村氏)

そこで財務部では2014年3月、各サービスの主管部門に対し、ある提案を行いました。それは、財務部で消し込み用のデータベースを用意し、主管部門の担当者に消し込み作業を行ってもらうというもので、お互いのメールのやり取りがなくなり、業務も効率化すると考えられました。 しかし、中村氏はこのときはうまくいかなかったといいます。 -「このやり方ですと、資金管理部門は楽になるかもしれませんが、主管部門の負担が増えてしまいます。 つまりこれでは全社最適にならないという意見があり、最終的に提案は却下されてしまったのです。そこで我々は別の方法を考えることになりました。」(中村氏)

導入の経緯

プロジェクトチーム、その名は「ヒーローズ」 煩雑な作業に苦しむ人々を救うため

先の経験から財務部は、他の部門も納得できる提案が必要と考え、社内システムの構築・運用を担当しているシステム部 第三システム部門と協力。口座直接入金システムのプロジェクトチームの立ち上げを決断しました。その名も「ヒーローズ」。 財務部 資金管理担当 担当課長の木下将志氏は以下のように話します。 -「この名前には"煩雑な作業に苦しむ人々を救おう"という強い思いが込められています。」(木下氏) チームはまず、円貨・外貨・ネッティングにまつわる業務プロセスを詳細に分析。同時に、システムのベースとなる製品の検討も始めました。そして10種類ほどの製品を比較する中、同社の注目を引いたのが「Victory-ONE/G3」だったのです。
その理由について、システム部 第三システム部門長の甲田博正氏は -「各製品についてポイントごとに点数をつけて比較したのですが、最も成績の良かったのがVictory-ONE/G3でした。 機能的な点はもちろん、操作がシンプルでわかりやすい上、コストパフォーマンスも優秀。 また、この段階ではVictory-ONE/G3は外貨に未対応だったのですが、共同開発のようなかたちで対応を検討してもらえることになり、さらに担当者の方の力量も信頼できそうということで採用を決めました」(甲田氏) と語ります。こうして、Victory-ONE/G3をベースに、複数の料金システムから送られる請求データと、各銀行から送られる入金データを自動的に付き合わせて処理する口座直接入金システムの構築がスタートしました。
その際のポイントについて、システム部 第三システム部門 第一グループ 主査の吉田剛氏は以下のように述べています。 「当社ではこれまで、サービスごとに料金システムを構築・運用してきたため、結果的に複数のシステムが並立することになり、これが処理の難しさを招いていました。 しかし、Victory-ONE/G3なら共通のインターフェースで対応できるため、コストを抑えながら効率的なシステムを構築することができました」(吉田氏)

導入における改善効果

入金の消し込み作業の84%を自動化 担当者のジョブローテーションが可能に

2015年6月、口座直接入金システムは円貨での運用をスタートしました。 トライアルの時点で入金の消し込み作業の56%を自動化。さらに本番では、学習機能を活用することで84%もの自動化を実現しました。 これについてシステム部 第三システム部門 第一グループの牧雅宏氏は以下のように説明し、 -「Victory-ONE/G3は、自動的に消し込みができないときにもマッチングの候補を出してくれます。そしてその際の選択を学習することで、次回から自動的に処理できるようになります。つまり処理を重ねるほど"頭が良くなっていく"わけです」(牧氏) 木下氏もその能力に満足しているようです。 -「11月からは外貨とネッティングの運用が始まっており、こちらも効果が出始めています」(木下氏)
そして今回の導入により、これまで属人化していた業務も標準化。資金管理部門にとって長年の課題であった担当者のジョブローテーションも実施することができました。 これについては財務部 資金管理部門長 竹田友美氏の感慨も深いようです。 -「入金の消し込み業務は、私が知るだけでも十年以上同じやり方が続いており、ずっと変わらないものだと思い込んでいました。しかし今回のプロジェクトの成功により、業務のやり方も、担当者の意識も大きく変えることができたのです。 これまで担当者は毎日のように金額のチェックに追われていましたが、今では業務に余裕ができたおかげで、別の作業についても改善に取り組む意欲が生まれたようです。職場の雰囲気も良くなりました」(竹田氏)

システム導入イメージ

今後の展望

グループ全体への展開も検討 新たなビジネスの可能性も視野に

NTTコミュニケーションズではこれまで、社内で運用して効果のあったシステムについて、その多くをグループ各社にも展開し、業務効率化やコスト削減などの成果を上げています。 Victory-ONE/G3についてもグループ全体、そしてさらに外へと展開していきたいとのお考えです。 中村氏は展望を語ってくれました。

-「グループ企業への展開はもちろんですが、我々のお客様に対しても、ソリューションのメニューとして提供できるのではないかと考えています。その際にはぜひご協力いただければ」(中村氏)

入金消込・債権管理の自動化のケーススタディ

Victory-ONEは入金消込/債権管理にまつわるあらゆる課題に対応可能。これまでどのような課題を解決してきたのか、ケーススタディとしてご紹介します。

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